Versie: 2025

1. Inleiding

Entrili NV, Frankrijklei 101, 2000 Antwerpen (0643.741.587) (hierna: “entrili” of “wij”) is gespecialiseerd in het ontwerpen en begeleiden van selectie- en onboardingtrajecten voor bedrijven. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van verschillende categorieën betrokkenen.

Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, en welke rechten u als betrokkene heeft.

Deze verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wetgeving ter uitvoering daarvan.

Entrili behoudt het recht om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op www.entrili.com.

2. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Entrili is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens beschreven in deze verklaring, met uitzondering van gegevens van kandidaten die deelnemen aan een selectie- of onboardingtraject in opdracht van een klant (zie Deel V).

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via:

•       E-mail: privacy@entrili.com

•       Website: www.entrili.com/contact/

3. Definities

•       AVG/GDPR: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.

•       Verwerkingsverantwoordelijke: de partij die het doel en de middelen van de verwerking van Persoonsgegevens bepaalt (art. 4.7 AVG).

•       Verwerker: de partij die Persoonsgegevens verwerkt in opdracht van en ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 4.8 AVG).

•       Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben (art. 4.1 AVG).

•       Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (art. 4.1 AVG).

DEEL I — Klanten en Prospecten

Dit deel is van toepassing op contactpersonen bij bedrijven die gebruik maken van of interesse tonen in de dienstverlening van entrili.

Welke gegevens verwerken wij?

•       Identificatiegegevens: naam, functietitel, bedrijfsnaam

•       Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres

•       Zakelijke gegevens: sector, grootte onderneming, behoeften inzake selectie en onboarding

•       Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, gesprekken, offertes en contracten

•       Facturatiegegevens: btw-nummer, ondernemingsnummer en bankgegevens (uitsluitend voor facturatie)

Doeleinden en rechtsgronden

•       Uitvoering van de overeenkomst: opmaken van offertes, uitvoeren van opdrachten, facturatie. → Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

•       Relatiebeheer: opvolging van klantrelaties, communicatie over lopende projecten en eventuele geschillen. → Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

•       Direct marketing: informeren over diensten, evenementen of nieuwsbrieven. → Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang of toestemming (art. 6.1.f of 6.1.a AVG). U kunt zich op elk moment uitschrijven.

•       Wettelijke verplichtingen: fiscale en boekhoudkundige bewaarverplichtingen. → Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Bewaartermijnen

•       Klantgegevens: 10 jaar na afsluiting van het dossier (conform boekhoudkundige verplichtingen en verjaringstermijn bij commerciële geschillen).

•       Prospectgegevens: 3 jaar na het laatste contact, tenzij eerder toestemming ingetrokken voor zover van toepassing.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Zie Deel VI voor meer informatie.

DEEL II — Eigen Medewerkers en Sollicitanten

Dit deel is van toepassing op personen die solliciteren naar een functie bij entrili en op medewerkers in dienst van entrili.

Sollicitanten

Welke gegevens verwerken wij?

•       Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, nationaal nummer

•       Persoonskernmerken: gender, taalvaardigheid, verblijfsland

•       Loon- en personeelsadministratie: bankrekeningnummer, statuut

•       Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres

•       Professionele gegevens: cv, motivatiebrief, diploma’s, werkervaring, attesten, certificaten

•       Gezondheidsgegevens: attest voorafgaand gezondheidstoezicht (indien wettelijk verplicht)

•       Resultaten van eventuele assessments of testen, administratieve documenten in kader van tewerkstelling

Doeleinden en rechtsgronden

•       Beoordeling kandidatuur en selectieprocedure. → Rechtsgrond: precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG).

•       Opname in wervingsreserve (met uw toestemming). → Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG).

Bewaartermijnen

•       Niet-weerhouden sollicitanten: maximaal 30 dagen na afsluiting procedure, tenzij toestemming gegeven voor langere bewaring.

•       Wervingsreserve: 3 jaar na laatste actiedatum, tenzij eerdere toestemming ingetrokken.

Eigen Medewerkers

Welke gegevens verwerken wij?

•       Identificatie- en contactgegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, adres, nationaal nummer

•       Loon- en personeelsadministratie: loongegevens, loonfiches, bankrekeningnummer

•       Sociaal-juridische gegevens: arbeidsovereenkomst, arbeidstijden, verlof

•       Evaluatiegegevens: functioneringsgesprekken, opleidingen

•       Medische gegevens: ziekteattest (in beperkte mate, wettelijk vereist)

•       Informatie over gezin en personen ten laste: informatie over je gezin en personen ten laste, inclusief details over je gezinssamenstelling (naam, geslacht, leeftijd)

•       Noodcontactpersoon: naam en telefoonnummer

Doeleinden en rechtsgronden

•       Uitvoering arbeidsovereenkomst en loonsbeheer. → Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

•       Wettelijke verplichtingen (sociale zekerheid, fiscaliteit, arbeidswetgeving). → Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

•       Loopbaanontwikkeling en evaluatie. → Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

Bewaartermijnen

•       Personeelsdossiers: 5 jaar actief en 5 jaar passief na uitdiensttreding (conform wettelijke verplichtingen).

•       Fiscale documenten: 7 jaar na uitdiensttreding (conform wettelijke verplichtingen).

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering (voor zover wettelijk toegelaten), beperking van verwerking en bezwaar. Zie Deel VI.

DEEL III — Leveranciers en Partners

Dit deel is van toepassing op contactpersonen bij bedrijven of zelfstandige dienstverleners die diensten leveren aan entrili.

Welke gegevens verwerken wij?

•       Identificatiegegevens: naam, btw-nummer en ondernemingsnummer

•       Contactgegevens van contactpersonen: naam, e-mail, telefoon, functie

•       Contractuele en facturatiegegevens: overeenkomsten, facturen, betalingsgegevens

Doeleinden en rechtsgronden

•       Beheer van de samenwerking en uitvoering van de overeenkomst. → Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

•       Facturatie en betalingsbeheer. → Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting (art. 6.1.b en 6.1.c AVG).

•       Naleving fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. → Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Bewaartermijnen

•       10 jaar na laatste facturatie (conform boekhoudkundige en fiscale bewaarverplichtingen).

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering (voor zover wettelijk toegelaten), beperking van verwerking en bezwaar. Zie Deel VI.

DEEL IV — Kandidaten die Deelnemen aan een Selectie- of Onboardingtraject

BELANGRIJK: Voor deze categorie treedt entrili op als VERWERKER, niet als verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is de klant (het bedrijf dat de opdracht heeft gegeven).

Rol van entrili

Wanneer een klant entrili inschakelt om selectie- en/of onboardingtrajecten te organiseren voor kandidaten, verwerkt entrili de persoonsgegevens van die kandidaten uitsluitend in opdracht van en namens die klant.

De klant is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Entrili handelt als verwerker conform artikel 28 AVG en verwerkt de gegevens enkel volgens de schriftelijke instructies van de klant.

Welke gegevens verwerken wij (als verwerker)?

De verwerkte gegevens worden bepaald door de klant en de aard van het traject. Typisch gaat het om:

•       Identificatiegegevens: naam, contactgegevens

•       Professionele gegevens: cv, motivatie, werkervaring, diploma’s

•       Resultaten van assessments, testen of oefeningen

•       Gegevens verzameld tijdens onboardingtrajecten

Verwerkingsdoeleinden

De doeleinden worden vastgesteld door de klant. Entrili verwerkt de gegevens uitsluitend voor de uitvoering van het overeengekomen traject, en niet voor eigen commerciële of andere doeleinden.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen worden bepaald door de klant als verwerkingsverantwoordelijke. Entrili bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht en verwijdert of retourneert de gegevens na afsluiting van het traject, conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Doorgifte aan derden

Entrili deelt de gegevens van kandidaten niet met derden, tenzij dit uitdrukkelijk overeengekomen is met de klant of wettelijk vereist is.

Voor de uitvoering van haar diensten kan entrili een beroep doen op subverwerkers, zoals hostingproviders, softwareleveranciers of integratiepartners. Entrili waarborgt dat deze partijen voldoen aan de geldende privacywetgeving en dat de verwerking van persoonsgegevens steeds plaatsvindt binnen de grenzen van de toepasselijke regelgeving, waaronder de AVG.

Rechten als betrokkene

Aangezien de klant de verwerkingsverantwoordelijke is, dient u voor de uitoefening van uw rechten (inzage, rectificatie, verwijdering, …) contact op te nemen met de klant die het traject organiseert. We verwijzen U hier dan ook door naar de privacyverklaring van onze opdrachtgever (doorgaans terug te vinden op hun website)

Entrili zal verzoeken van betrokkenen die per vergissing bij entrili worden ingediend, doorsturen naar de desbetreffende klant.

Verwerkersovereenkomst

Entrili sluit met elke klant een verwerkersovereenkomst af conform artikel 28 AVG, waarin de rechten en plichten van beide partijen inzake de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd.

DEEL V — Website (www.entrili.com)

Logbestanden

De website van entrili verzamelt automatisch bepaalde technische informatie, waaronder het IP-adres, de datum en tijd van toegang, het besturingssysteem en de bezochte pagina’s. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het beheer en de optimalisatie van de website.

Cookies

Entrili maakt gebruik van cookies om de gebruikerservaring te verbeteren. Een cookie is een klein tekstbestand dat door de webserver wordt aangemaakt en opgeslagen op uw toestel.

Wij gebruiken de volgende types cookies:

•       Functionele cookies: noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. → Geen toestemming vereist.

•       Analytische cookies: om het gebruik van de website te meten en te verbeteren. → Toestemming vereist.

•       Marketingcookies: voor gepersonaliseerde communicatie. → Toestemming vereist.

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de cookiebanner op onze website of via de instellingen van uw browser. Meer informatie vindt u in onze Cookieverklaring op www.entrili.com.

Links naar externe websites

De website van entrili kan verwijzingen bevatten naar websites van derden. Entrili is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze externe websites en raadt u aan de privacyverklaring van die websites te raadplegen.

DEEL VI — Uw Rechten als Betrokkene

Afhankelijk van de rechtsgrond van de verwerking en uw situatie, beschikt u over de volgende rechten:

Recht op inzage (art. 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u verwerken en een kopie te ontvangen.

Recht op rectificatie (art. 16 AVG)

U heeft het recht onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren of aanvullen.

Recht op verwijdering (art. 17 AVG)

U heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen, onder meer wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld werden, of wanneer u uw toestemming intrekt. Dit recht geldt niet wanneer wij wettelijk verplicht zijn de gegevens bij te houden.

Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG)

U heeft het recht de verwerking van uw gegevens te laten beperken in bepaalde omstandigheden, o.a. wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar heeft gemaakt.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen, voor zover de verwerking gebaseerd is op toestemming of een overeenkomst.

Recht van bezwaar (art. 21 AVG)

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, o.a. voor direct marketing.

Recht op intrekking van toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de voorgaande verwerking beïnvloedt.

Hoe uw rechten uitoefenen?

Stuur een e-mail naar privacy@entrili.com met uw verzoek. Wij beantwoorden uw verzoek binnen 30 dagen, maar kunnen deze termijn met 60 dagen verlengen bij complexe verzoeken. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

DEEL VII — Beveiliging

Entrili neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. We maken gebruik van moderne beveiligingsstandaarden zoals encryptie, pseudonimisering en toegangsbeheer. Medewerkers van entrili die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

Ondanks onze inspanningen kan entrili de absolute veiligheid van gegevensverwerking niet garanderen.

DEEL VIII — Internationale Doorgifte

Entrili geeft persoonsgegevens in beginsel niet door buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch nodig zou zijn, gebeurt dit enkel met passende waarborgen conform de AVG, zoals standaard contractuele bepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

DEEL IX — Klachten

Heeft u klachten over de manier waarop entrili uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact op via privacy@entrili.com.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dit:

•       Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

•       Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

•       Tel: +32 (0)2 274 48 00

•       E-mail: contact@adp-gba.be

•       Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Entrili — www.entrili.com — privacy@entrili.com